La plupart des chefs d’entreprises ne se rendent pas compte de la somme d’argent dépensée pour l’impression au sein de leur société. Or, cela peut représenter 1 à 3 % de leur chiffre d’affaires annuel. Ainsi, il est important d’adopter une bonne stratégie et des solutions d’impressions efficaces pour économiser le maximum d’argent.

Il faut savoir que pour réduire votre dépense, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs. En effet, le coût réel de l’impression ne se limite pas seulement au prix d’achat de votre photocopieur professionnel, mais aussi du prix de l’encre ou du toner, du papier que vous utilisez et des frais d’entretien.

Pour vous aider, voici une liste des bonnes pratiques pour réduire considérablement les coûts d’impression de votre établissement :

1.      Imprimez en mode « brouillon ».

En faisant cela, vous utiliserez moins d’encre et imprimerez plus rapidement. Le mode brouillon vous permet donc d’économiser plus d’argent à chaque impression. À noter que ce processus n’aura pas un impact sur la qualité d’impression et que ce mode est disponible sur tous les photocopieurs professionnels.

2.      Imprimez en noir et blanc, sauf si l’impression en couleur est nécessaire

Les cartouches d’encre en couleur peuvent coûter 40 % de plus que les cartouches d’impression en noir. De plus, l’impression en couleur prend plus de temps et consomme alors plus d’énergie. À moins que vous n’ayez vraiment besoin d’impressionner en couleur, optez donc pour le noir et blanc.

3.      N’imprimez que le texte dont vous avez besoin.

Cela permet d’économiser à la fois de l’encre et du papier pour votre photocopieur professionnel. Par exemple, si vous allez imprimer des pages à partir du web, faites des copier-coller du texte dont vous avez besoin dans un document de traitement de texte et ajustez le contenu pour qu’il tienne sur le moins de pages possible.

4.      Utilisez l’impression de plusieurs pages.

S’il est possible de faire tenir 2 pages ou plus sur une seule feuille de papier, n’hésitez pas à les combiner. En effet, il est évident que cela peut optimiser votre coût d’impression. Vous pouvez utiliser cette méthode pour imprimer des fichiers qui sont rarement consultés ou révisés.

5.      Scannez plus et copiez moins.

Au lieu de photocopier un document et de les mettre sur le bureau de vos collaborateurs ou dans leur boîte aux lettres, scannez-le et envoyez-le par e-mail.

6.      Privilégiez toujours l’impression recto verso

C’est une solution d’impression très simple pour réduire les coûts d’impression dans un bureau. En effet, l’impression recto verso peut réduire la consommation de papier jusqu’à 30 %, voire même plus si vous utilisez du papier recyclé. En plus d’économiser du papier, vous deviendrez plus respectueux de l’environnement.

7.      Vérifier toujours la file d’attente d’impressions avant de relancer

Si votre document n’a pas été imprimé, il faut que vous consultiez l’état de la file d’attente de votre photocopieur professionnel avant de relancer la copie. Il se peut qu’il soit simplement en attente derrière d’autres tâches d’impression.

Pour finir, sachez que le prix d’une imprimante professionnelle est souvent assez abordable, mais les fabricants se rattrapent généralement sur le prix des cartouches d’encre. Ainsi, toutes les techniques qui vous permettent d’économiser de l’encre sont bonnes à prendre. Par ailleurs, il faut également savoir que si vous faites régulièrement une maintenance préventive de votre système d’impression, cela vous permet à la fois de prolonger la durée de vie de votre matériel d’impression, mais aussi d’éviter des réparations coûteuses.